Check-list pour organiser un événement professionnel

Pour ne rien oublier avant un départ en vacances, les personnes organisées font généralement une check-list. Ce bout de papier permet de voyager l’esprit tranquille et offre un gain de temps considérable. C’est pareil en événementiel.

Organiser un événement d’entreprise ne s’improvise pas. En effet, cette démarche complexe requiert une préparation minutieuse et une exécution sans faille. La réalisation d’une liste de points à vérifier ou de tâches fait la différence. Grâce à elle, vous fournirez des informations essentielles aux participants et ne perdrez pas de vue vos objectifs. Vous saurez si toutes les étapes d’une activité ou d’un processus ont été accomplies efficacement.

Définition de l’objectif de l’événement

Définissez explicitement vos objectifs avant de planifier l’événement. Qu’attendez-vous ? Est-ce pour découvrir les nouvelles tendances du marché, développer des compétences ou attirer des clients ? Voulez-vous rencontrer des partenaires ou présenter des produits ? 

Une préparation précise est impérative pour marquer les esprits.

Sélection des activités

Choisissez des activités qui seront appréciées par les membres du groupe. Informez-vous sur leurs intérêts, préférences et attentes. Certaines personnes aiment les animations réflexives et calmes, d’autres les aventures ludiques et interactives.

L’escape game plaît au grand public et a déjà fait ses preuves. Nous vous proposons le nôtre : The Last Treasure. Il s’adapte aux contraintes d’espace et de timing, et au nombre de participants. Il apporte une touche de convivialité et d’originalité au team building d’entreprise à Zurich.

Choix de la date et du lieu

Réfléchissez à la date et l’heure de l’événement. Fixez-les en tenant compte des disponibilités des invités et participants. Assurez-vous qu’elles n’entrent pas en conflit avec d’autres séminaires.

Programmez le team building en semaine. Le week-end, il pourrait interférer avec la vie familiale ou privée des intervenants. Évitez les dates coïncidantes avec les jours fériés, les périodes de fêtes ou de vacances.

Comparez les tarifs de différentes options avant de choisir un lieu. Ce dernier doit être adapté au nombre d’individus et répondre aux objectifs du rendez-vous. Quoi qu’il en soit, nos animateurs sont capables de lancer The Last Treasure n’importe où.

Établissement d’un budget

Il est recommandé d’établir un budget détaillé et de sélectionner des animations en fonction de vos moyens. De cette façon, vous pourrez mieux gérer les dépenses liées aux tâches. Vous maximiserez les ressources disponibles et serez à l’abri de surprises financières.

Le budget fait partie des principales données à intégrer dans la check-list. Il est également un critère déterminant dans le choix des activités.

Sélection des membres

Ciblez qui vous souhaitez inviter : des animateurs en cas d’activités, un spécialiste pour la présentation d’un projet précis... Déterminez ce que vous aimeriez leur offrir : participation à un atelier, soutien à une cause, découverte de nouveaux produits…

Dressez la liste des personnes à convier et vérifiez leurs agendas. Questionnez-les et demandez-leur de confirmer plusieurs jours à l’avance. Pour ce faire, créez une billetterie en ligne ou un système d’inscriptions.

Rédaction d’un plan de communication

Communiquer sur votre événement est un passage obligatoire.

Vous avez défini les détails du séminaire ? La prochaine phase consiste à le promouvoir ou envoyer des invitations au public cible.

L’annonce du team building pour une organisation permet de garantir une bonne participation et de susciter l’impatience. Vous pouvez aussi coller des affiches, réaliser un teaser vidéo, distribuer des flyers... Incluez des éléments attractifs.

Planification du programme

Mettez à jour un programme clair de l’événement. Informez tout le monde du déroulement de la journée.

• Date et heure de chaque intervention.
• Description des ateliers ou animations de groupe.
• Le nom de l’intervenant, sauf si c’est une surprise.
• Éventuels vêtements et accessoires à prévoir

Recherche et choix des prestataires

Planifier un team building implique le choix de prestataires. Leur nombre variera en fonction du thème et de la taille du séminaire. Il est courant de contacter :

• Une entreprise de restauration ou un traiteur.
• Un professionnel pour la prise de photos et de vidéos.
• Un technicien pour s’occuper des lumières, sons...
• Une agence de transport pour le déplacement des participants.
• Un responsable d’hôtel pour l’hébergement des membres.
• Un prestataire pour la gestion de la sécurité et de l’accès au lieu.

Prévision d’un plan B

Rien ne doit être laissé au hasard dans l’organisation d’une sortie d’entreprise. C’est un moment de remerciement envers les parties prenantes et de partage entre les collaborateurs. Toutefois, un changement de dernière minute peut le mettre en péril. Pour cela, il est crucial de prévoir un plan B. Ce dernier aide à faire face aux imprévus majeurs ou minimes. Il se présente comme une solution contre l’échec et évite l’annulation de l’événement.

The Last Treasure, un jeu sur-mesure, s’installe chez vous et s’adapte à vos envies. Nos animateurs peuvent le déployer sur le lieu de votre choix : les locaux de l’entreprise, un salon... Vos équipes profiteront des animations en intérieur ou extérieur.

Répartition des tâches et suivi de l’événement

Restez vigilant le jour J, même si vous avez parfaitement organisé la manifestation. Respectez les horaires mentionnés dans le programme. Ainsi, vous aurez l’esprit tranquille au moment de gérer des exigences spontanées ou des imprévus.

Répartissez les tâches entre les joueurs et donnez-leur des listes de responsabilités. Chacun saura quoi faire et qui appeler en cas de problèmes.

Suivez le déroulement des animations en temps réel.

Évaluation de la satisfaction de l’équipe

Remercier les intervenants et participants, et faire un bilan : telles sont les dernières étapes de la check-list. Recueillez les impressions des joueurs afin d’évaluer l’efficacité des activités. Prenez également en compte leurs suggestions et remarques. En analysant leurs avis, vous identifierez les animations ayant suscité le plus de motivation et d’enthousiasme. Les retours d’expérience permettent d’ajuster les prochaines initiatives selon les attentes des collaborateurs.