Comment organiser un séminaire en entreprise ?

Le séminaire professionnel est un véritable outil de fidélisation et de management. Il renforce la culture de l’entreprise et fournit de précieuses informations sur sa santé. L’événement réunit les collaborateurs dans un cadre original et leur permet de mieux communiquer. Rien d’étonnant à ce qu’il soit autant plébiscité.

Planifier une convention demande de l’organisation et de la rigueur. De nombreux paramètres sont à étudier, dont le thème, le budget, la taille... Découvrez les étapes à suivre.

Quel est le but d’un séminaire professionnel ?

Le séminaire rassemble les employés, pour passer des moments conviviaux en dehors des locaux. Il se déroule dans un environnement cosy et agréable (hôtel, parc d’attractions...). Une atmosphère chaleureuse et détendue y règne.

L’événement s’étend sur une journée, une soirée, un week-end ou plusieurs jours, selon les objectifs. Il est composé de sessions de travail et d’activités de détente. Ces dernières visent à améliorer le bien-être des salariés et éliminer les tensions entre eux. Elles permettent aussi de renforcer leur motivation et la cohésion de groupe. Les participants échangent autour d’une problématique commune ou d’un projet donné. Ils se sentent davantage impliqués dans la société et lui insufflent une nouvelle énergie.

Vous êtes à la recherche d’un divertissement pour votre équipe ? Optez pour notre escape game sur-mesure The Last Treasure. Réflexion, fouille, manipulation, décor immersif et thème : voilà ce qu’il propose. Le jeu d’évasion s’adapte aux contraintes et dimensions de l’espace alloué. Les membres disposent de 60 à 90 minutes pour accomplir la mission.

Comment organiser un séminaire d’entreprise ?

La planification d’un séminaire d’entreprise requiert différentes étapes.

Définir les objectifs

Déterminez les fondamentaux et définissez le but principal du rendez-vous. Souhaitez-vous présenter une stratégie, lancer de nouveaux produits, célébrer un projet particulier ou récompenser vos équipes ? Quelle est la cible du séminaire : clients, collaborateurs ou partenaires ?

Les réponses à ces questions seront déterminantes pour organiser la logistique de l’événement et sélectionner les activités.

Choisir le type de séminaire

Ci-dessous ont été listés les séminaires les plus répandus :

• Séminaire d’intégration.
• Séminaire de rentrée.
• Séminaire de direction.
• Séminaire de travail.
• Séminaire à l'étranger.
• Séminaire de cohésion et de motivation.
• Séminaire commercial.
• Séminaire de formation.
• Séminaire résidentiel.

Chaque type permet de répondre à un but précis.

Dresser la liste des participants

La présence des supérieurs hiérarchiques est essentielle pour motiver les employés et créer un climat de confiance. À travers leur participation, ils montreront l’importance du rendez-vous.

Envoyez des invitations aux membres de votre groupe et prestataires.

Établir un budget

Que serait un programme sans le calcul d’un budget prévisionnel ? Établissez le vôtre minutieusement pour éviter les surprises désagréables. Plafonnez-le, en tenant compte des devis obtenus pour les postes de dépenses. Un montant a été au préalable prévu pour l’événement ? Adaptez le lieu, la logistique et les animations aux contraintes établies.

Sélectionner une date et un lieu

Le choix de la date est crucial. Le but consiste à rassembler le maximum de collaborateurs le jour J. Dans l’idéal, renseignez-vous sur la disponibilité de chacun en amont. Évitez le week-end ou une période de vacances scolaires. Concernant le lieu, tout dépend de vos besoins et des moyens à votre disposition. Libre à vous d’organiser le séminaire dans vos locaux, un salon, un hôtel, un auditorium, une salle de conférence... Quoi qu’il en soit, nos animateurs peuvent installer The Last Treasure n’importe où.

Communiquer sur la convention

Une excellente communication crée un terrain favorable à la cohésion d’équipe et facilite l’adhésion de tous. Soignez vos invitations, réalisez une campagne d’affichage ou diffusez des newsletters. Utilisez des réseaux sociaux tels que Facebook, Instagram, Twitter...

Préparer des activités

Le plus souvent, le team building propose un thème autour duquel s’articulent des activités. Veillez à ce qu’elles favorisent les échanges entre les salariés et leur permettent de créer des liens. Notre team building pour les sociétés offre une aventure dépaysante et ludique. Il s’adapte à vos couleurs, objectifs et besoins. Il est personnalisable et accueille 10 à 80 personnes en simultané. De quoi marquer les esprits. Vos équipes seront estomaquées devant tant de génie et d’audace.

Constituer un planning et communiquer sur l’événement

Le rétro planning est indispensable pour le suivi des étapes de l’événement. Il garantit le bon déroulement de la convention. Il comprend généralement trois sections : avant, pendant et après. Constituez le programme du séminaire d'entreprise. Listez les tâches à effectuer, ainsi que leurs budgets, durées, échéances... Validez-les lors d’une réunion avec vos supérieurs. Pensez à un plan B en cas d’imprévus.

Prévoir le transport, la restauration et l’hébergement

Prévoyez des services de transport et de restauration en fonction du lieu et de la durée du programme. N’oubliez pas l’hébergement si l’événement s’étend sur plusieurs jours.

Rédiger une feuille de route pour l’équipe

Le jour J approche à grands pas. Effectuez des répétitions si nécessaire, vérifiez la logistique et rappelez les intervenants. Afin d’assurer la fluidité du team building, rédigez une feuille de route pour les participants. Mentionnez les informations suivantes sur le document :

• Horaires des réunions, conférences et animations.
• Descriptions des étapes de la journée.
• Salles et lieux où se dérouleront les interventions.
• Temps de pause (collation, déjeuner...).

Remercier les participants et faire le bilan du team building

Au terme de la convention, mesurez les efforts fournis et évaluez la satisfaction des membres. Envoyez un mot de remerciement à chaque intervenant et partagez les photos. Préparez un formulaire de satisfaction pour recueillir les avis négatifs et positifs.