Checkliste für die Organisation einer Firmenveranstaltung

Wer vor dem Urlaub nichts vergessen will, macht sich meist eine Checkliste. Diese kleine Liste sorgt für einen entspannten Start und spart Zeit. Das gilt auch für die Eventplanung.

Eine Firmenveranstaltung lässt sich nicht improvisieren. Sie erfordert eine sorgfältige Vorbereitung und fehlerfreie Durchführung. Eine Aufgaben- oder Prüfliste kann den Unterschied machen. Damit behalten Sie Ihre Ziele im Blick und geben den Teilnehmenden wichtige Informationen. Sie wissen, ob alle Schritte einer Aktivität oder eines Prozesses erfolgreich umgesetzt wurden.

Ziel der Veranstaltung definieren

Formulieren Sie Ihre Ziele klar, bevor Sie mit der Planung beginnen. Was erwarten Sie? Möchten Sie neue Markttrends entdecken, Kompetenzen fördern oder Kundschaft gewinnen? Sollen Partner:innen getroffen oder Produkte präsentiert werden?

Eine präzise Vorbereitung ist entscheidend, um einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen.

Auswahl der Aktivitäten

Wählen Sie Aktivitäten, die den Teilnehmenden Freude machen. Erkundigen Sie sich über Interessen, Vorlieben und Erwartungen. Manche bevorzugen ruhige, reflektierende Erlebnisse, andere lieben spielerische und interaktive Abenteuer.

Escape Games sind beliebt und haben sich bewährt. Unser Vorschlag: The Last Treasure. Es passt sich räumlichen und zeitlichen Vorgaben sowie der Gruppengröße an – und bringt Originalität und Geselligkeit in Ihr Teambuilding in Zürich.

Datum und Ort festlegen

Wählen Sie Datum und Uhrzeit mit Bedacht. Stimmen Sie sie auf die Verfügbarkeit der Gäste ab und vermeiden Sie Überschneidungen mit anderen Events.

Planen Sie die Veranstaltung unter der Woche – am Wochenende könnten private Verpflichtungen dazwischenkommen. Feiertage und Ferienzeiten sollten ebenfalls vermieden werden.

Vergleichen Sie verschiedene Angebote, bevor Sie sich für einen Ort entscheiden. Er muss zur Gruppengröße und zum Ziel der Veranstaltung passen. Keine Sorge – unsere Moderator:innen können The Last Treasure überall durchführen.

Budget festlegen

Ein detailliertes Budget hilft bei der Auswahl geeigneter Aktivitäten. So behalten Sie Ihre Ausgaben im Griff, nutzen die Ressourcen optimal und vermeiden finanzielle Überraschungen.

Das Budget gehört unbedingt auf die Checkliste und beeinflusst die gesamte Planung maßgeblich.

Teilnehmer:innen auswählen

Überlegen Sie, wen Sie einladen möchten: Moderator:innen, Expert:innen für bestimmte Inhalte… und was Sie ihnen bieten wollen – Workshops, Produktvorstellungen, Spendenaktionen...

Stellen Sie eine Gästeliste zusammen, prüfen Sie deren Verfügbarkeit und bitten Sie um eine rechtzeitige Bestätigung. Eine Online-Anmeldung oder ein Ticketsystem erleichtert das.

Kommunikationsplan erstellen

Kommunikation ist ein Muss bei der Veranstaltungsplanung.

Wenn die Details des Seminars stehen, geht es an die Bewerbung und Einladung der Zielgruppe.

Die Ankündigung Ihres Teambuildings weckt Vorfreude und fördert die Teilnahme. Ergänzen Sie diese durch Poster, Teaser-Videos oder Flyer mit attraktiven Inhalten.

Ablaufplan erstellen

Erstellen Sie einen klaren Zeitplan und informieren Sie alle über den Tagesablauf.

• Datum und Uhrzeit aller Programmpunkte
• Beschreibung der Workshops oder Aktivitäten
• Name der Referent:innen (außer bei Überraschungen)
• Mitzubringende Kleidung oder Materialien

Auswahl der Dienstleister

Die Organisation eines Teambuildings umfasst auch die Auswahl von Dienstleistern. Je nach Größe und Thema der Veranstaltung können folgende infrage kommen:

• Catering-Service
• Foto- und Videograf:in
• Techniker:in für Ton und Licht
• Transportunternehmen für Anreise
• Hotelverantwortliche für Übernachtungen
• Sicherheits- und Zugangsdienst

Plan B einplanen

Bei einer Firmenveranstaltung darf nichts dem Zufall überlassen werden. Sie ist ein Moment des Dankes und des Miteinanders. Doch kurzfristige Änderungen können alles gefährden. Daher ist ein Plan B unverzichtbar – als Absicherung gegen kleine und große Störungen, um eine Absage zu vermeiden.

The Last Treasure ist ein maßgeschneidertes Spiel, das sich Ihren Wünschen anpasst – ob im Unternehmen, auf Messen oder im Freien. Unsere Moderator:innen bringen es überall hin.

Aufgabenverteilung und Live-Koordination

Auch wenn alles organisiert ist – bleiben Sie am Eventtag wachsam. Halten Sie den Zeitplan ein. So sind Sie bereit für spontane Anforderungen oder Überraschungen.

Verteilen Sie Aufgaben im Team und geben Sie Verantwortungslisten aus. So weiß jede:r, was zu tun ist und an wen man sich wenden kann.

Verfolgen Sie den Ablauf der Aktivitäten live mit.

Teamzufriedenheit auswerten

Danken Sie allen Beteiligten und ziehen Sie Bilanz – das sind die letzten Punkte der Checkliste. Holen Sie Feedback ein, um die Wirkung der Aktivitäten zu bewerten. Achten Sie auf Kommentare und Verbesserungsvorschläge. So erfahren Sie, was am meisten motiviert hat – und optimieren Ihre künftigen Events gezielt.